Koniec roku to dla sportowych ngosów gorący czas pisania wniosków o dotacje. Sporządzający wnioski wnikliwie wertują ogłoszenia konkursowe. Każdy po dziesięć razy sprawdzi swoją aplikację zanim zaklei kopertę i złoży w odpowiednim urzędzie. A wymagania stawiane przez samorządy z roku na rok coraz większe. Mnożą się zwłaszcza załączniki, które obowiązkowo należy złozyć wraz z wnioskiem. W skołowanych głowach prezesów kołacze się jednak jeszcze gdzieś pytanie: ale po co? Czy musimy składać 5, 7 czy nawet 10 załączników?! Czy wszędzie w Polsce wymaga się tylu załączników, czy polskie prawo tego wymaga? Na te pytania odpowiedzi udziela specjalnie dla portalu SPORTNGO.PL, wieloletni pracownik ministerstwa pracy i polityki społecznej, specjalista z zakresu współpracy z ogranizacjami pozarządowymi pan Artur Gluziński.
Koniec roku, to nie tylko czas na przygotowanie sprawozdań z realizacji kończących się zadań, to także okres przygotowania nowych ofert na realizację zadań publicznych. Jednym z elementów oferty są załączniki. Warto zastanowić się, które z nich są obowiązkowe i w jakiej formie powinny być składane.
Załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku (Dz. U. 2011 Nr 6, poz. 25) w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania, tj. wzór oferty przewiduje, że Zleceniobiorca jest zobowiązany do dołączenia do oferty następujących załączników:
- Kopia aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji.
- W przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji podmiotów składających ofertę wspólną niż wynikający z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru – dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta(-ów).
Punkt drugi, dotyczy tylko sytuacji gdy składana jest oferta wspólna i na podstawie pełnomocnictwa/upoważnienia np. oddział terenowy (nie posiadający osobowości prawnej) składa ofertę w imieniu zarządu głównego.
Zajmijmy się zatem punktem pierwszym.
Odpis aktualny – nie oznacza, że musi być trzy miesięczny
Zgodnie z pouczeniem do Rozporządzenia odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany. Nie oznacza zatem, że składany odpis musi mieć co najwyżej trzy miesiące licząc od daty wydania (tak było w pierwszym rozporządzeniu w 2003 roku), może być starszy lub młodszy, najważniejsze, żeby prezentował aktualny stan faktyczny. Można sobie zatem wyobrazić, że stowarzyszenie składające swoją ofertę w odpowiedzi na otwarty konkurs ofert dołączy do niej odpis wydany np. 10 miesięcy temu. Od tej daty nie zaszły w organizacji zmiany, które należałoby zgłaszać do Krajowego Rejestru Sądowego (np. zmiana zarządu, celów statutowych). Taki odpis jest zatem aktualny. Odpis z rejestru nie musi być oryginałem, rozporządzenie wskazuje, że należy dołączyć kopię. Oznacza to, że można posługiwać się kserokopią odpisu z rejestru. Ważne jest, żeby potwierdzić ją za zgodność z oryginałem. Może to zrobić osoba uprawniona w statucie do reprezentowania organizacji (np. Prezes, czy członkowie zarządu- zgodnie ze statutem). Potwierdzenie za zgodność z oryginałem powinno odbyć się na każdej ze stron kopi z podaniem daty.
Jakie dokumenty składają poszczególne podmioty
- Podmioty wpisane do ewidencji prowadzonej przez starostów (Prezydentów miast na prawach powiatu)- Uczniowskie Kluby Sportowe (UKS) oraz kluby sportowe działające w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej.
Uczestnicząc w konkursie ofert od UKS czy innych klubów sportowych wymagany jest jako załącznik wyciąg z ewidencji. Wniosek o wydanie wyciągu z ewidencji uczniowskich klubów sportowych lub klubów sportowych działających w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej – składany jest przez Zarząd klubu do starosty (Prezydenta miasta na prawach powiatu, który prowadzi ewidencję klubu. Przepisy nie określają wzoru wniosku, dlatego każdy z powiatów wzór takiego wniosku może określić samodzielnie. Żaden przepis nie skazuje na to jak ma wyglądać i co ma zawierać taki wyciąg. Brak jednolitego wzoru. I tak jedni starostowie ograniczają się jedynie do wskazania, że klub jest zarejestrowany w ewidencji pod konkretną pozycją, inni zaś rozszerzają informacje jeszcze o to, kto jest uprawniony do występowania w imieniu podmiotu, jaki jest skład osobowy zarządu.
Wydanie zaświadczenia o wpisie klubu sportowego do ewidencji prowadzonej przez Starostę na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o Opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006 r. Nr 225, poz.1635 z póź. zm.) podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Wydanie kopii zaświadczenia o wpisie do ewidencji (na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o Opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006 r. Nr 225, poz.1635 z póź. zm.) – 5 zł.
Wyjątki dla UKS!
Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt. 1 lit.g ustawy o opłacie skarbowej nie podlega opłacie skarbowej dokonanie czynności urzędowej (np. wydanie decyzji) oraz wydanie zaświadczenia w sprawach nauki, szkolnictwa i oświaty pozaszkolnej oraz ochrony zdrowia.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Edukacji Narodowej zawartym w piśmie z dnia 27 listopada 2007 roku (Nr DP-KS-022-629/07) działalność uczniowskich klubów sportowych spełnia dyspozycje powyższych przepisów a zatem nie podlegają opłacie skarbowej na podstawie z art. 2 ust. 1 pkt. 1 lit.g ustawy czynności urzędowe i wydanie zaświadczenia na skutek wniosków uczniowskich klubów sportowych. Niestety, z opłaty nie są zwolnione kluby sportowe działające w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej.
- Podmioty zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) mają kilka możliwości złożenia odpisu z KRS:
- Mogą złożyć, potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię aktualnego odpisu z KRS (kserokopia wersji papierowej odpisu),
- Wydrukować oryginał odpisu wygenerowany samodzielnie z internetowej wyszukiwarki Krajowego Rejestru Sądowego ( o ile zgodny jest z aktualnym stanem prawnym i faktycznym) https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu – dokument wygenerowany z tej strony nie wymaga podpisów i poświadczania za zgodność z oryginałem.
Ważne zmiany
1 lipca 2011 roku weszły wżycie zmiany w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm) zmieniono art. 220, w myśl którego organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli:
- znane są one organowi z urzędu,
- możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie: posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych oraz rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej czy wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Powyższy przepis oznacza zatem, że ogłaszający konkurs starosta (Prezydent miasta na prawach powiatu) nie powinien żądać od UKS czy od klubów sportowych działających w formie stowarzyszeń, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej dla których on prowadzi ewidencję – załącznika w postaci wyciągu z ewidencji. De facto, musiałby sam wystawić dokument, którego żąda, a o czym była mowa wyżej także pobrać opłatę od wnioskującego klubu. Dla przykładu UKS Smok, dla którego ewidencję prowadzi Starosta bielski, nie musi składać wyciągu z ewidencji na konkursy ogłoszone przez tego samego bielskiego Starostę. Wyciąg z ewidencji wymagany byłby w sytuacji, gdyby ten podmiot ubiegał się o środki w innym powiecie, np. w ramach konkursu ogłoszonego przez starostwo w Cieszynie.
Podobnie z podmiotami wpisanymi do KRS, każdy organ administracji publicznej ogłaszający konkurs ma dostęp do internetowej wyszukiwarki Krajowego Rejestru Sądowego, a zatem nie powinien żądać odpisu z rejestru, skoro ma do niego dostęp.
Problem jednak w zapisach wspominanego rozporządzenia, nadal obowiązuje konieczność przedstawienia odpisu/wyciągu z ewidencji, Warto jednak pamiętać, że zmiana dotycząca ewidencji została prowadzona w ustawie, zatem w akcie prawnym wyższego rzędu.
Następuje tu kolizja dwóch przepisów Inne załączniki
Rozporządzenie w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania, wskazuje jako obowiązkowy (z zastrzeżeniem powyższych rozważań) tylko jeden załącznik – odpis z rejestru/ewidencji.. Zdarza się jednak, że samorządy w otwartym konkursie ofert wymagają określonych w ogłoszeniu konkursowym dodatkowych załączników (np. statut, kwalifikacje kadry czy sprawozdanie merytoryczne i/lub finansowe za ostatni zamknięty rok obrotowy). Należy jednak wyraźnie podkreślić, że są to dodatkowe, nie wymagane przez przepisy powszechnie obowiązujące załączniki. Dodatkowe dokumenty wymagane są jedynie przez część samorządów i stąd często taka różnica, że do jednego miasta wystarczy sam wyciąg z ewidencji, a do sąsiedniego samorządu należy przynieść całą stertę papierów.
