Wielkimi krokami zbliża się czas podsumowania działań w kończących się projektach realizowanych na terenie Warszawy. O czym należy pamiętać zamykając rok?
Przede wszystkim sprawdźmy czy wszystkie zadania wyszczególnione w projekcie zostały zrealizowane – dotyczy to również budżetu oraz harmonogramu. Jeśli jest inaczej, warto zapytać przedstawiciela biura sportu lub dzielnicy, czy istnieje możliwość przesunięcia niewydanej kwoty do innej części projektu. Jeśli tak – mamy jeszcze szansę wydać z głową pozyskane fundusze.
Warto raz na zawsze zapamiętać sobie, że termin realizacji zadania jest nieprzekraczalny i wszystkie wydatki muszą zostać poniesione przed końcem projektu. Dotyczy to również przelewów wykonywanych do ZUS i Urzędu Skarbowego.
Uporządkujmy wszystkie dokumenty finansowe i opiszmy je zgodnie z odpowiednią instrukcją. Instrukcję powinniśmy otrzymać na początku realizacji projektu od wydziału dzielnicy lub właściwego biura. Jeśli ich nie dostaliśmy, wystarczy zadzwonić do osoby kontaktowej w sprawie umowy i poprosić. Opis dokumentów umieśćmy na nich nie tworząc kolejnej 'papierologii’.
Wszystkie podsumowania i pisma, które dotyczą projektu musimy opatrzyć stosownym logo (http://ngo.um.warszawa.pl/otwarte-konkursy-ofert-na-realizacje-zadan-publicznych/logotypy )
Zbierzmy wszystkie potwierdzenia wykonania przelewów i posegregujmy datami, sprawdzając czy zgadzają się z harmonogramem. Dodatkowo pamiętajmy, że wydatki w ramach projektu muszą być zaksięgowane na osobnym koncie księgowym.
Jeśli współpracowaliśmy w ramach projektu z trenerami lub innymi osobami w zakresie merytorycznym, pamiętajmy o dołączeniu do podsumowania umów z nimi (umowy o pracę jak i cywilnoprawne). W przypadku wolontariatu dokumentem poświadczającym o współpracy jest ewidencja czasu pracy wolontariusza lub porozumienie o współpracy.
Po posegregowaniu całej dokumentacji i sporządzeniu sprawozdania pamiętajmy, że przyszedł czas na odłożenie projektu do osobnej teczki, aby łatwo było go odnaleźć na wypadek ewentualnej kontroli.
Źródło: http://warszawa.ngo.pl/wiadomosc/1268113.html
