Ustawa o rachunkowości jasno określa, że to „kierownik jednostki”, a więc najczęściej cały zarząd, jest odpowiedzialny za „wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru” (art. 4 ustawy o rachunkowości). Jest to odpowiedzialność ponoszona przez zarząd jako organ zarządzający.
Z formalnego punktu widzenia księgowi zatrudnieni w organizacjach nie muszą mieć uprawnień księgowych, gdyż faktycznie nie ponoszą odpowiedzialności za prowadzone księgi. Odpowiedzialność ta spoczywa na zarządzającym bez względu na to, czy księgowy jest zatrudniany na podstawie umowy o pracę, umowy cywilno-prawnej zawartej z biurem ksiegowym, czy też księgowość jest prowadzona przez wolontariuszy.
Wewnątrz organizacji obowiązki związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych zarząd powierza osobie – księgowej (księgowemu) lub firmie rachunkowej. Jednak ze względu na ustawową odpowiedzialność zarząd powinien mieć podstawową wiedzę o rachunkowości, a co najmniej wiedzieć, co to oznacza.
Co oznacza „wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości”?
Oto kilka przykładów:
- Każda organizacja powinna posiadać „dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości„ (art. 10 ustawy o rachunkowości).
Jest to dokument obowiązkowy dla każdej organizacji, bez względu na jej wielkość, czas istnienia, źródła finansowania. Elementem polityki rachunkowości jest plan kont. Politykę rachunkowości przyjmuje zarząd poprzez podjęcie uchwały. Powinien to być jeden z pierwszych dokumentów powstałych w organizacji, za jej brak odpowiada kierownik jednostki, a więc zarząd.
- Księgi rachunkowe powinny być prowadzone: rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco (art. 24 ustawy o rachunkowości). Oznacza to m.in., że wszystkie zapisy dokonane w księgach rachunkowych muszą mieć odzwierciedlenie w dokumentacji finansowej. Nie można więc np. zarejestrować kosztu delegacji, jeśli nie mamy na to odpowiednich dokumentów finansowych. To również oznacza, że nie rzadziej niż na koniec miesiąca są sporządzane zestawienia obrotów i sald – czyli m.in. zestawienia zaksięgowanych kosztów i przychodów. Zarząd musi więc przekazywać na bieżąco dokumenty do zaksięgowania, żeby księgowość mogła wypełnić ten wymóg ustawowy. Za brak księgowań przez np. pół roku odpowiedzialność poniesie kierownik jednostki, a więc zarząd.
- Zarząd i organ nadzoru mają obowiązek zapewnić, aby „sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w niniejszej ustawie (art. 4a ustawy o rachunkowości). Jeśli wynik finansowy z rachunku wyników nie zgadza się z tym wykazanym w bilansie, czy nieprawidłowo zostały ujęte przychody i koszty w rachunku wyników, odpowiedzialność za to poniesie m.in. kierownik jednostki.
Więcej na ten temat księgowości w organizacjach pozarządowych przeczytamy na stronach http://www.piasecznorachunkowosc.pl/aktualnosci
